Política de Privacidad

Renia Dental AI («Compañía», «nosotros», «nos» o «nuestro») opera el sitio web reniadental.com y ofrece servicios de software de recepcionista telefónica de IA para consultorios dentales (los «Servicios»). Nos comprometemos a proteger la privacidad de su consultorio («Clínica», «Cliente», «usted») y de sus pacientes, cuyos detalles de llamadas, grabaciones de voz y agendas son procesados por nuestros sistemas.

Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos la información cuando usted se suscribe a nuestros Servicios e integra con los sistemas de su clínica.

1. Información que Recopilamos

Recopilamos varias categorías de información según cómo interactúe con los Servicios:

• Datos de Registro de la Cuenta: Nombre del propietario del consultorio, correo electrónico comercial, número de teléfono comercial, nombre del consultorio, dirección física del consultorio y credenciales de la cuenta.
• Datos de Llamadas de Pacientes (Información de Salud Protegida - PHI): Nombres, fechas de nacimiento, números de teléfono, nombres de las compañías de seguros, números de miembro, motivos del agendamiento (p. ej., limpieza de rutina, hinchazón severa, traumatismo) y grabaciones o transcripciones de llamadas de voz.
• Registros de Sincronización del PMS: Detalles del calendario sincronizado, estado de disponibilidad de sillones y metadatos de reservas transmitidos a través de nuestro Agente de Sincronización local de Windows de solo salida.
• Detalles de Uso: Historial de facturación, detalles del nivel de suscripción, estadísticas de duración de llamadas y detalles de telemetría del navegador.

2. Cumplimiento de HIPAA y Protección de Datos de Pacientes

Somos un proveedor de servicios que cumple con HIPAA. Debido a que los nombres de los pacientes, los números de teléfono y los registros de clasificación de emergencias constituyen Información de Salud Protegida (PHI) según la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), aplicamos estrictas salvaguardas técnicas y organizativas:

• Aislamiento de Datos y Cifrado: Toda la PHI está cifrada en tránsito mediante TLS 1.3 y en reposo utilizando cifrado simétrico AES-256 a nivel de campo.
• BAA estricto: Celebramos un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) formal con todos los consultorios dentales cubiertos antes de realizar escrituras activas en las bases de datos del PMS.
• Registro de Auditoría: Cada consulta administrativa, intento de inicio de sesión o actualización de la base de datos se registra permanentemente en un rastro de auditoría de escritura única y lectura múltiple (WORM).

3. Cómo Usamos la Información

Utilizamos la información recopilada para:

• Establecer, operar y mantener el servicio de contestación de llamadas de la recepcionista telefónica de IA.
• Verificar el estado de elegibilidad de los pacientes en los portales dentales PPO en tiempo real.
• Verificar la disponibilidad del calendario y registrar las reservas de citas directamente en la base de datos de su clínica.
• Procesar de forma segura las tarifas de suscripción a través de nuestro socio revendedor autorizado, Lemon Squeezy.
• Atender las consultas de soporte, solucionar problemas de retraso en la sincronización y optimizar la latencia del reconocimiento de voz.

4. Intercambio de Datos y Subprocesadores de Terceros

No vendemos información del consultorio ni de los pacientes. Para prestar los Servicios, compartimos datos cifrados bajo estrictos términos de confidencialidad con los siguientes subprocesadores:

• Lemon Squeezy: Nuestro socio revendedor en línea y comerciante de registro. Lemon Squeezy procesa todos los detalles de pago, las renovaciones de suscripción, los datos de la dirección de facturación y los registros de transacciones. No almacenamos ni procesamos los números de tarjeta de crédito de los titulares de las tarjetas.
• Telnyx Inc.: Proporciona la infraestructura de troncalización SIP y de telefonía para las llamadas de voz entrantes y salientes, el enrutamiento de llamadas y los servicios de telefonía por uso.
• xAI (API de Grok): Impulsa el motor de comprensión del lenguaje natural y de respuestas de diálogo del asistente de voz. Todos los datos enviados a xAI están cifrados, se procesan como un estado transitorio y no se utilizan para entrenar modelos globales de IA.

5. Consentimiento de Dos Partes y Leyes de Intervención Telefónica

Según el Estatuto de Intervención Telefónica de Florida § 934.03, la grabación de comunicaciones orales requiere el consentimiento de todas las partes. Para garantizar el cumplimiento, configuramos la recepcionista de IA para que declare un aviso legal de consentimiento inmediatamente al contestar: *"Hola, gracias por llamar... esta llamada se graba para ayudarme a coordinar su reserva."* Usted es responsable de asegurarse de que esta advertencia de consentimiento permanezca activada.

6. Retención de Datos y Seguridad

Conservamos los registros de llamadas de los pacientes, los registros de transcripciones y los datos demográficos solo durante el tiempo necesario para prestar los servicios solicitados por su clínica, o según lo exijan las reglas de retención de registros médicos de HIPAA. Al cancelar la cuenta o a solicitud del consultorio, eliminaremos o devolveremos todos los archivos de pacientes, los registros de auditoría y las bases de datos sincronizadas de acuerdo con nuestro BAA.

7. Sus Derechos y Opciones

Los administradores de la clínica pueden solicitar acceso, corrección o eliminación de los detalles de su perfil de cuenta iniciando sesión en el portal de administración o contactando al soporte. Para las eliminaciones de registros de pacientes o las solicitudes de exportación de datos, cooperaremos con su clínica para facilitar el cumplimiento de los derechos de solicitud de los pacientes.

8. Cambios en Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Le notificaremos cualquier cambio publicando la nueva política en esta página con una fecha revisada de "Última actualización".

9. Contáctenos

Si tiene preguntas o inquietudes sobre nuestras políticas de privacidad o los métodos de protección de datos, comuníquese con nosotros en:
Correo electrónico: support@reniadental.com
Dirección: Disponible a solicitud. Contáctenos en support@reniadental.com.